员工先垫付了费用，企业报销时要核对哪些资料？

先把业务、付款和报销连起来

实际业务不一定有全部同名文件；按交易性质判断哪些证据能够证明事实，资料不足就记录缺口，不要求把所有支出强行套进同一份合同。

用一批垫付款看企业还应付多少

假设一家企业一个季度汇总多名员工垫付的差旅、活动和临时物流款，共 128 万元。经核对，同一批资料中 112 万元已按企业制度及实际业务确认可报销；12 万元因缺少必要凭证或业务说明暂待补充；另有 4 万元已确认属于员工个人消费，不由企业承担。三部分互不重叠。

128 = 112 + 12 + 4 万元。若企业已向员工支付其中 80 万元，则对已确认部分还需支付 32 万元：112 − 80 = 32 万元。待补的 12 万元不是已确认应付款；如果之后资料补齐且经核实也应由企业承担，再更新相应结果。员工若已先收到借款或预支，应另行核对并避免重复支付，本例假设没有预支。

这里计算的是企业与员工之间的报销状态，不直接等于当期全部费用、可抵扣的增值税或企业所得税税前扣除额。

发票、其他凭证和真实业务都要看

例如境内一项增值税应税支出，对方是已办理税务登记的增值税纳税人时，企业所得税税前扣除凭证管理办法第九条规定以符合规定的发票作为该项支出的税前扣除凭证；对方依法无需办理登记、个人小额零星经营等情形有相应条件，不能概括为“所有费用都只要收据”或“所有支出都必须取得同一种发票”。合同、支出依据和付款凭证等相关资料也应按规定留存。

员工支付不自动改变实际购买方或业务性质。对于企业索取增值税普通发票等情形，核对企业名称、纳税人识别号、项目与实际业务，并结合相应开票规定处理。差旅客票等不同凭证可能包含乘客本人信息，不能机械地把所有写有个人信息的票据都判为不能报销；具体票种、业务真实性与税务条件应分别核实。

只有付款截图、缺少应取得的票据时，优先向实际提供商品或服务的对方补取或换开；对方特殊原因导致无法补开、换开的，按规定核查适用条件及所需资料。不能把截图直接认定为任何情况下都可用的税前扣除凭证，也不能用不相关的发票补足金额。

怎样防止重复报销和漏付款

1. 区分支付人和费用归属。 记录员工、实际供应商、业务目的、承担公司、币种和金额；同一张公司订单由多人垫付时逐笔关联，避免把公司已付款部分再付给员工。
2. 识别退款和重复提交。 用真实凭证标识、订单或交易参考号、金额和状态核对原件与报销记录；同一发票的重复打印、截图和电子文件不是多笔新支出。部分退款应关联原支出及实际退款对象。
3. 保留必要的审批与例外。 对待补凭证、个人承担、分摊或超出约定的部分单列，由有权限的人员按企业制度处理；支付前核对已批准金额、预支和历史付款。
4. 保存电子原件。 财政部、国家档案局通知规定，使用电子会计凭证纸质打印件作为报销、入账、归档依据时，应同时保存对应电子会计凭证；仅用电子形式处理也有相应条件。把电子凭证与报销单、付款及会计记录关联，按授权控制访问。
5. 定期清理未决项。 分开查看待员工补充、待供应商补票、待审批与已确认待付款；对跨月支出和后续退款记录实际时间，不通过修改原始付款日期凑数。

员工垫付、借款和代收款可能在同一个人身上同时存在，但依据与归属不同，应按每笔实际业务分别核实，不把所有个人账户流水直接当成费用。

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