供应商对账单、采购发票和实际收货数量不同，先查什么？
按采购批次核对供应商账单、收货、退货、发票与付款，保留未决差异。
供应商说本月供货 840 万元，发票开了 826 万元，仓库却说净收货只对应 805 万元。三张表不相等，不一定是谁算错了：它们可能分别记录发出、开票和验收，退货、在途或价差也可能处在不同阶段。
先按同一采购主体、供应商、商品批次和截止时间把记录连接起来，再确认未收差异、退货、发票与付款。对账结果可以帮助决定下一步，但未解决的货物责任和合同条款不能直接从差额推断。
用一批货找出差异从哪里来
假设一家电商企业与境内供应商约定采购某商品 12,000 件，每件含税价 700 元；没有折扣、运费另计或其他价格调整。以下都是人民币含税采购货款，不直接等同于存货账面成本或税额。
供应商对账单暂列发出 12,000 件，对应 840 万元；仓库只验收了 11,800 件，短少的 200 件仍在与供应商及承运方核实。之后双方已书面确认其中 300 件退回供应商，合同结算需相应调整。供应商发票暂按最初验收的 11,800 件开具，尚未反映已确认退货。
| 文件或事实 | 数量 | 按含税单价计算 | 还需确认什么 |
|---|---|---|---|
| 供应商对账单暂列 | 12,000 件 | 840 万元 | 200 件短少责任；已确认退货是否更正 |
| 仓库最初验收 | 11,800 件 | 826 万元 | 与发货、签收及入库记录对应 |
| 双方已确认退货 | 300 件 | 21 万元 | 退货及结算调整记录 |
| 仓库净验收 | 11,500 件 | 805 万元 | 不预设 200 件争议的最终责任 |
| 已取得发票 | 11,800 件 | 826 万元 | 已包括 300 件退货，需核对适用的票据处理 |
数量衔接为 12,000 − 200 − 300 = 11,500 件；相应含税货款为 840 万 − 14 万 − 21 万 = 805 万元。发票金额比净验收货款多 21 万元，对应双方已确认退回的 300 件；另有 200 件未验收的差异仍需确认。
假设企业已经向该供应商就这批货支付 720 万元，805 万 − 720 万 = 85 万元只是“当前净验收货款与已付款的差额”。短少货物的风险承担、其他补偿及付款合同尚未核定时，不能把 85 万元直接当成最终应付款或逾期款。
先把五份记录接到同一批货
- 合同与订单：核对采购主体、供货方、商品规格、计价单位、含税或不含税价格、交付地点、风险承担和退货条款。
- 发货与收货：把发货单、运单、签收、验收和入库按批次对应；在途、部分到货、短少及损坏分别留痕。
- 退货与更正：确认退货是否被对方接收、何时生效，以及合同约定的退款、换货或抵扣方式。
- 发票：核对购买方和销售方、品名规格、数量、金额、税额、开票期间及票据状态。多张票覆盖一批货、或一张票对应多批货时，记录分配关系。
- 对账及付款：将供应商账单与银行支付、预付款、退款及双方书面调整对应；发票和付款不能相加当作两笔采购。
财政部采购业务内部控制指引解读强调核对合同、发票与采购物资的数量、质量和规格，并衔接采购、验收和付款记录。企业应结合自身适用制度和真实交易组织资料，而不是为了让数字一致而删除原记录。
为什么发票不能直接改成仓库数字？
先判断差异是短少、未达、退货、价差还是开票错误，再由交易双方核对相应资料。例子中的 300 件退货已确认，但是否以及怎样更正发票，仍要看发票类型、原票状态和适用规则；仓库表的净数量本身不会自动更改发票。
对于数电发票，国家税务总局有关红字数电发票的说明区分销售退回等情形，并按受票方是否已做用途确认及入账确认规定不同流程。已开具增值税专用发票后发生销售退回等情形，还应按《增值税法实施条例》第三十八条和税务主管部门规定办理。不要自行修改原发票金额，也不要假设每种票据都走同一条流程。
账务上也需分别判断货权、验收状态、成本、负债和税额。适用企业会计准则的企业可参考《企业会计准则第 1 号——存货》；其他企业按自身适用制度处理。含税对账金额不一定就是最终入账成本或可抵扣进项税额。
把差异交给能处理的人
每个未结项目记录：批次、差异数量和金额、已确认事实、争议原因、相关单据、责任人、下一次跟进时间及结案依据。优先处理金额大、付款将到期、货物易损或发票处理有期限的事项。
经营者需要看到哪些付款存在争议，仓库需要追查货物去向，采购负责核实合同与对方确认，财务则继续核对凭证和适用处理。可以结合采购缺票指南和税务咨询使用示例整理后续资料，也可通过官网联系入口了解财精灵。
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